Pierre Reynard, raposa de Ano Zero, fazendo e marcando tarefas concluídas em sua lista de tarefas.

Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

Em Comportamento, Série Procrastinação, Série Produtividade por Victor LisboaComentário

Por que fazer listas de tarefas?

A rotina moderna exige tanto de nós e em tan­tos níveis que é pra­ti­ca­mente impos­sí­vel aten­der­mos a todas as deman­das diá­rias (pagar con­tas, exer­ci­tar-se…) e ao mesmo tempo rea­li­zar­mos ati­vi­da­des rela­ci­o­na­das às gran­des metas de nos­sas vidas (con­quis­tar reco­nhe­ci­mento em uma car­reira, desen­vol­ver um empre­en­di­mento, escre­ver um livro…) sem lis­tar­mos todas as coi­sas prá­ti­cas que pre­ci­sa­mos fazer dia­ri­a­mente, se qui­ser­mos con­quis­tar nos­sos obje­ti­vos.

Ter uma lista de tare­fas diá­rias é impor­tante não só para lem­brar­mos de coi­sas bási­cas como pagar con­tas, mas tam­bém para exe­cu­tar­mos gran­des pla­nos que deman­dam dis­ci­plina e tempo. É tam­bém atra­vés de lis­tas de tare­fas que pode­mos pri­o­ri­zar ati­vi­da­des con­forme sua hie­rar­quia de impor­tân­cia e urgên­cia, além de ter­mos per­feita noção de quanto tempo temos à dis­po­si­ção.

Mais ainda, saber ela­bo­rar uma lista de tare­fas é tam­bém uma forma de não ficar sobre­car­re­gado no seu coti­di­ano. Isso por­que quando não man­te­mos con­trole daquilo que é impor­tante no dia a dia, aca­ba­mos pro­cras­ti­nando ou dedi­cando muito tempo e ener­gia a tare­fas sem impor­tân­cia. No final, aca­ba­mos como este sujeito:

Está tudo bem. Tirinha. | Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

Após expe­ri­men­tar várias téc­ni­cas e segre­dos ao longo dos anos, e inclu­sive ler alguns manu­ais sobre o tema (como este e este), acho que tenho algu­mas dicas impor­tan­tes sobre o assunto. Sei que este texto pode ser demo­rado, mas acre­dite: dedi­car alguns minu­tos à sua lei­tura e apli­car esses mace­tes é algo que vai eco­no­mi­zar muito de seu bem mais pre­ci­oso: seu tempo de vida.

 

As três perguntas

Antes de come­çar­mos uma lista de tare­fas, pre­ci­sa­mos fazer três per­gun­tas a nós mes­mos pelo menos uma vez por semana. Na ver­dade, as res­pos­tas ser­vem como esboço para a ela­bo­ra­ção de sua lista de tare­fas sema­nal. Por­tanto, elas devem ser res­pon­di­das por escrito, mesmo que em rabis­cos, e na seguinte ordem:

1ª — De quanto tempo disponho?

Essa ques­tão é extre­ma­mente impor­tante, pois nosso tempo, claro, é limi­tado. É fun­da­men­tal que você tenha a exata noção de quan­tas horas têm dis­po­ní­veis em seu dia e ao longo de sua semana para a rea­li­za­ção de suas tare­fas. Lem­bre-se, claro, de dedi­car tempo para o des­canso e o con­ví­vio com ami­gos e fami­li­a­res.

2ª — Quais são minhas obrigações pessoais da semana?

Res­pon­der a essa per­gunta per­mite não só que você man­te­nha con­trole de todas as suas obri­ga­ções da semana (pagar uma conta, fazer uma ope­ra­ção ban­cá­ria, com­pa­re­cer a um com­pro­misso…), mas tam­bém evi­tar pro­cras­ti­na­ções des­ne­ces­sá­rias.

3ª — Quais são minhas grandes metas de vida e que tarefas preciso fazer nesta semana e neste semestre para realizá-las?

Res­pon­der a essa per­gunta sema­nal­mente ajuda a nos lem­brar­mos da impor­tân­cia das gran­des metas de nos­sas vidas — aque­las que con­fe­rem um pro­pó­sito à nossa his­tó­ria pes­soal. Mas res­pon­der a essa per­gunta tam­bém per­mite que faça­mos uma revi­são cons­tante de nos­sos sonhos — afi­nal, as pes­soas mudam e suas metas de vida tam­bém podem mudar. Por fim, a segunda parte dessa per­gunta, quando res­pon­dida, dá mais con­cre­tude a esses gran­des pro­je­tos, pois exige que deter­mi­ne­mos pas­sos con­cre­tos que nos apro­xi­mem, no momento pre­sente, des­ses gran­des sonhos.

Res­pon­di­das essas per­gun­tas, ainda não é a hora de mon­tar­mos nossa lista de tare­fas. Antes pre­ci­sa­mos apren­der a dar uma de esquar­te­ja­do­res de pro­je­tos.

 

Esquartejando projetos

Uma tarefa é algo que você pre­cisa fazer uma só vez para con­si­de­rar con­cluído, ainda que possa ser repe­tida no futuro. Por exem­plo, ir ao super­mer­cado. Já um pro­jeto é algo que não pode ser feito de uma só vez. Um pro­jeto é um con­junto de tare­fas orde­na­das sequen­ci­al­mente e que con­du­zem a um obje­tivo final. Exem­plos de pro­je­tos é apren­der uma nova lín­gua, criar um site ou pas­sar em um con­curso.

Um dos prin­ci­pais moti­vos de as pes­soas não rea­li­za­rem mui­tos de seus obje­ti­vos é a inca­pa­ci­dade de divi­dir um pro­jeto em cada uma de suas tare­fas com­po­nen­tes.

Por exem­plo, se seu obje­tivo é escre­ver um livro, não basta colo­car numa lista de tare­fas “escre­ver meu livro”. Você pre­cisa decom­por esse pro­jeto na sequên­cia orde­nada de ati­vi­da­des que vão resul­tar, ao fim, em um livro, e que podem ser algo como: “(1) fazer uma sinopse do que pla­nejo escre­ver no livro; (2) lis­tar as par­tes que o com­põem; (3) escre­ver sua intro­du­ção; (4) escre­ver o pri­meiro capí­tulo; (5) escre­ver o segundo capí­tulo;” e assim sub­se­quen­te­mente. Se o pro­jeto for apren­der inglês, a lista de tare­fas com­po­nen­tes pode ser algo como: (1) esta­be­le­cer quanto quer gas­tar com as aulas; (2) pes­qui­sar os melho­res cur­sos de inglês den­tro do orça­mento; e (3) matri­cu­lar-se no curso.

Res­pon­di­das as três per­gun­tas e esquar­te­ja­dos nos­sos pro­je­tos, está na hora de fazer o pro­cesso de eli­mi­nar, clas­si­fi­car e hie­rar­qui­zar as tare­fas.

 

Hierarquize, classifique e elimine tarefas

Quando você tiver feito o esboço de suas tare­fas diá­rias, a par­tir da res­posta àque­las três per­gun­tas acima, é che­gada a hora de fazer três coi­sas: eli­mi­nar, hie­rar­qui­zar e clas­si­fi­car.

Eli­mi­nar é tam­bém uma forma de clas­si­fi­ca­ção. Você pre­cisa ana­li­sar as tare­fas que tem diante de si e per­gun­tar a si mesmo se elas podem ser fei­tas exa­ta­mente agora, se são dele­gá­veis ou sim­ples­mente des­ne­ces­sá­rias:

- Tare­fas ime­di­a­tas: há uma regra cha­mada “regra dos 2 minu­tos”, que diz que se algo leva ape­nas 2 minu­tos para ser feito, você deve fazer ime­di­a­ta­mente. Ou seja, essa tarefa sequer vai parar em uma lista. Como diz o Shia Labe­ouf:

Do It - Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

- Tare­fas dele­gá­veis: você pode dele­gar essa tarefa para alguém? Há uma pes­soa que pode lhe aju­dar e fazer a tarefa em seu lugar, tal­vez por ter mais pre­paro ou expe­ri­ên­cia? Seja por essa pes­soa gos­tar de você ou por tam­bém ter inte­resse na tarefa, cogite em delegá-la e sequer colo­car em sua lista de tare­fas.

- Tare­fas des­ne­ces­sá­rias: a tarefa não é impor­tante para suas gran­des metas de vida? Ela tam­pouco é urgente e pre­cisa ser feita nesta semana para não difi­cul­tar seus pro­je­tos lá adi­ante? Bom, então essa tarefa sim­ples­mente não pre­cisa estar em lista alguma — exceto uma que você chame de “pla­nos para o futuro” ou “coi­sas que um dia gos­ta­ria de fazer”.

Eli­mi­na­das as tare­fas que são dele­gá­veis, des­ne­ces­sá­rias ou podem ser fei­tas ime­di­a­ta­mente, esta­mos pron­tos para clas­si­fi­car e hie­rar­qui­zar as tare­fas, para poder colocá-las em nos­sas lis­taS de tare­fas. Sim, falei lis­tas no plu­ral, pois o segredo de criar lis­tas pro­du­ti­vas con­siste em ela­bo­rar no mínimo QUATRO lis­tas de tare­fas sema­nais, que você dia­ri­a­mente, ou pelo menos sema­nal­mente, irá atu­a­li­zar.

 

As quatro listas da Matriz de Eisenhower/Urban

Tim Urban, em seu texto A Matriz do Pro­cras­ti­na­dor, pro­põe uma relei­tura inte­res­sante da famosa Matriz de Eise­nhower, que divide nos­sas tare­fas em qua­tro gru­pos:

- Tare­fas impor­tan­tes e urgen­tes;

- Tare­fas não-impor­tan­tes e urgen­tes;

- Tare­fas impor­tan­tes e não-urgen­tes;

- Tare­fas não-impor­tan­tes e não-urgen­tes.

O pro­blema da Matriz de Eise­nhower é que, se por um lado qual­quer um de nós pode dis­tin­guir o que é “urgente” e “não-urgente”, é mais difí­cil esta­be­le­cer um cri­té­rio ade­quado para dis­tin­guir o que é “impor­tante” e “não-impor­tante”. Afi­nal, tudo o que é urgente não é neces­sa­ri­a­mente impor­tante?

A Matriz de Eisenhower | Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

A pro­posta de Tim Urban é que con­si­de­re­mos como “impor­tan­tes” ape­nas aque­las tare­fas que estão rela­ci­o­na­das às nos­sas gran­des metas de vida. Essas tare­fas são impor­tan­tes no sen­tido mais exato dessa pala­vra: são as tare­fas do nosso dia a dia que, aos pou­cos, nos con­du­zi­rão aos nos­sos gran­des sonhos.

Se trans­por­mos a Matriz suge­rida por Tim Urban para nos­sas qua­tro lis­tas, tere­mos o seguinte:

- Lista 1, Tare­fas não-impor­tan­tes e urgen­tes: são todas aque­las obri­ga­ções que pre­ci­sa­mos rea­li­zar para levar a vida, mas que não estão rela­ci­o­na­das com os nos­sos sonhos e com os nos­sos pro­pó­si­tos de vida. Coi­sas como pagar o alu­guel, pagar a conta de luz, abas­te­cer o carro, ir no super­mer­cado, etc.

- Lista 2, Tare­fas impor­tan­tes e urgen­tes: são todas aque­las tare­fas que estão rela­ci­o­na­das com as gran­des metas de vida e que pre­ci­sa­mos rea­li­zar agora para que nos­sos sonhos não sejam ape­nas algo fan­ta­si­oso, que jamais con­cre­ti­za­re­mos. É impor­tante per­ce­ber que o con­ceito de urgên­cia só vai fazer sen­tido se você já esti­ver real­mente enga­jado e com­pro­me­tido em tor­nar rea­li­dade os seus gran­des pro­je­tos de vida.

- Lista 3, Tare­fas impor­tan­tes e não urgen­tes: são todas aque­las tare­fas que estão rela­ci­o­na­das com os nos­sos sonhos, mas que não são urgen­tes, e podem ser fei­tas ape­nas se você con­se­guir fazer todas as tare­fas da Lista 1 e Lista 2 e ainda sobrar tempo e dis­po­si­ção.

Mas e a quarta lista, a lista das tare­fas “não-urgen­tes” e “não-impor­tan­tes”. Bom, minha pro­posta é que você não ela­bore jamais esta lista de tare­fas. Por que, afi­nal, dedi­car-se a coi­sas que não são obri­ga­ções urgen­tes e ao mesmo tempo não tem nenhuma rela­ção com nos­sos sonhos?

O que pro­po­nho é que você subs­ti­tua essa quarta lista por uma lista de hábi­tos.

 

A quarta lista: a lista de hábitos. 

Mui­tas das tare­fas impor­tan­tes para nosso desen­vol­vi­mento são, na ver­dade, hábi­tos que pre­ci­sa­mos imple­men­tar. Coi­sas como ter uma ali­men­ta­ção sau­dá­vel, fazer exer­cí­cios aeró­bi­cos, ir na aca­de­mia, man­ter a lei­tura atu­a­li­zada, etc.

Sem­pre que muda­mos nossa rotina para inse­rir nela alguma ati­vi­dade que dese­ja­mos que seja um hábito, há uma resis­tên­cia natu­ral da nossa parte. Somos uma espé­cie muito pre­gui­çosa.

Por isso, ela­bo­rar uma lista de hábi­tos que dese­ja­mos ado­tar é impor­tante. Essa lista, na ver­dade, é mais pro­du­tiva se você inclu­sive esta­be­lece os horá­rios de cada tarefa que deseja que se torne um hábito.

Então tenha em mente a impor­tân­cia de ter essas qua­tro lis­tas de tare­fas:

1 — tare­fas impor­tan­tes e urgen­tes;

2 — urgen­tes e não-impor­tan­tes;

3 — impor­tan­tes e não urgen­tes; e a

4 — lista de hábi­tos diá­rios.

 

Hierarquizando as tarefas

Feita a clas­si­fi­ca­ção das tare­fas em suas qua­tro lis­tas, é che­gada a hora do passo final. Você pre­cisa clas­si­fi­car cada uma de suas tare­fas em cada lista con­forme sua pri­o­ri­dade. É que, como já disse, nossa ten­dên­cia ao ela­bo­rar­mos lis­tas é supe­res­ti­mar o nosso tempo dis­po­ní­vel, além de não ser­mos capa­zes de pre­ver os diver­sos con­tra­tem­pos que sur­gem no dia a dia e atra­pa­lham a exe­cu­ção de nos­sas ati­vi­da­des. Por isso, ao hie­rar­qui­zar suas tare­fas você está dizendo a si mesmo quais delas devem ser exe­cu­ta­das com pri­o­ri­dade, caso não haja tempo o sufi­ci­ente no dia para rea­li­zar todas.

Mas há uma coisa ainda mais fun­da­men­tal. De todas as tare­fas em todas as lis­tas que você tem, você pre­cisa esco­lher desse con­junto todo ape­nas três, e eti­quetá-las como TMI: Tare­fas Mais Impor­tan­tes do dia.

As Tare­fas Mais Impor­tan­tes são aque­las três tare­fas abso­lu­ta­mente pri­o­ri­tá­rias em deter­mi­nado dia. Você sim­ples­mente não pode encer­rar aquele dia sem cum­prir as TMI, se deseja con­si­de­rar que foi mini­ma­mente pro­du­tivo.

Observe que não se trata de esco­lher três tare­fas de cada uma das lis­tas que criar: são três tare­fas de todo o con­junto de lis­tas que você criou. Então é pos­sí­vel que alguma das lis­tas não tenham tare­fas do tipo TMI, ou que uma só das lis­tas de tare­fas con­te­nha todos os TMI — isso sim­ples­mente vai depen­der do tipo de pri­o­ri­da­des que deter­mi­nado dia esta­be­lece para você.

Se você usa apli­ca­ti­vos de lis­tas, é muito fácil fazer isso, pois a mai­o­ria per­mite apli­car em deter­mi­na­das tare­fas labels, tags, ou eti­que­tas que você mesmo cria. Mas eti­que­tar tare­fas como TMI tam­bém é pos­sí­vel se você optar por escre­ver em uma agenda física, bloco de notas ou mesmo folha de papel.

Enfim, che­ga­mos ao final de todas as eta­pas para cons­truir lis­tas real­mente pro­du­ti­vas. Sei que elas podem pare­cer demo­ra­das e sei que fazer sema­nal­mente as três per­gun­tas, esquar­te­jar pro­je­tos, eli­mi­nar tare­fas (por serem dele­gá­veis, ime­di­a­tas ou des­ne­ces­sá­rias), clas­si­ficá-las nas várias lis­tas e eti­que­tar algu­mas tare­fas como TMI pode pare­cer um pro­cesso demo­rado. Mas asse­guro que se você fizer isso sema­nal­mente (junto com uma revi­são de cinco minu­tos ao fim do dia), logo mui­tas coi­sas já esta­rão auto­ma­ti­za­das na sua cabeça e todo o pro­cesso será muito ágil.

Para ter­mi­nar este texto, segue uma lista de várias dicas, ori­en­ta­ções e mace­tes sobre a cons­tru­ção de lis­tas.

 

Dicas e macetes

- Não seja “multitarefas”:

Faça uma coisa por vez e só ter­mine quando a tiver con­cluído; ao con­trá­rio dos com­pu­ta­do­res, a mente humana não é capaz de exe­cu­tar simul­ta­ne­a­mente mais de uma tarefa, sem perda de efi­ci­ên­cia.

- Não superestime seu tempo:

Quando esta­mos diante de uma folha em branco ou de um apli­ca­tivo de lis­tas ainda não pre­en­chido, há uma sen­sa­ção de oni­po­tên­cia. Parece que final­mente pode­re­mos exe­cu­tar todas as coi­sas que sem­pre pla­ne­ja­mos fazer. Mas como Tim Urban lem­bra em seu texto sobre o tempo diá­rio de que dis­po­mos, todos os dias temos ape­nas 100 blo­cos de 10 minu­tos para cum­prir todas as nos­sas tare­fas, inclu­sive dor­mir, comer, diver­tir-se e outras neces­si­da­des ina­diá­veis. O ideal, na minha opi­nião, é limi­tar cada uma das lis­tas a 2 ou 3 itens diá­rios. Seja pru­dente e ao mesmo tempo esperto: quanto mais de suas tare­fas diá­rias você tiver con­cluído, mais moti­vado você vai se sen­tir; quanto mais tare­fas dei­xar incon­clu­sas, mais des­mo­ti­vado ficará.

- Tente fazer as tarefas em lote:

Esse é um macete para oti­mi­zar seu tempo. Quando for rea­li­zar uma das tare­fas de sua lista, apro­veite e tente rea­li­zar tan­tas quanto puder, prin­ci­pal­mente as que este­jam rela­ci­o­na­das com a pri­meira que fez.

- Tente cumprir o máximo de tarefas no início do seu dia:

A sen­sa­ção de ter cum­prido várias de nos­sas metas diá­rias já no iní­cio de nosso dia tem um poder moti­va­ci­o­nal impres­si­o­nante. Tente se pro­gra­mar para ter um espaço adi­ci­o­nal em suas manhãs, antes de ir tra­ba­lhar ou estu­dar, para ten­tar rea­li­zar pelo menos as tare­fas do tipo MIT já no começo de seu dia. Eis tal­vez uma das van­ta­gens de ser um madru­ga­dor — acor­dar cedo é sem­pre uma garan­tia de pro­du­ti­vi­dade.

- Faça uma revisão semanal:

De pre­fe­rên­cia aos domin­gos, revise todas as tare­fas da semana pas­sada, e depois pla­neje a semana que está por vir. Reserve pelo menos meia hora para isso tudo. Faça tam­bém uma revi­são breve ao fim de todo o dia, de cinco minu­tos para man­ter o con­trole sobre suas ati­vi­da­des.

- Conheça o tempo de cada tarefa:

Quando for inse­rir uma tarefa em sua lista, estime mais ou menos quanto tempo ela vai levar e colo­que essa infor­ma­ção entre parên­te­ses após a des­cri­ção da tarefa. Isso ajuda a ter uma ideia de como alo­car tempo para cada tarefa, e tam­bém evita que você colo­que num mesmo dia várias tare­fas que con­so­mem muito tempo. 

Victor Lisboa
Editor do site Ano Zero.

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