Por que fazer listas de tarefas?

A rotina moderna exige tanto de nós e em tantos níveis que é praticamente impossível atendermos a todas as demandas diárias (pagar contas, exercitar-se…) e ao mesmo tempo realizarmos atividades relacionadas às grandes metas de nossas vidas (conquistar reconhecimento em uma carreira, desenvolver um empreendimento, escrever um livro…) sem listarmos todas as coisas práticas que precisamos fazer diariamente, se quisermos conquistar nossos objetivos.

Ter uma lista de tarefas diárias é importante não só para lembrarmos de coisas básicas como pagar contas, mas também para executarmos grandes planos que demandam disciplina e tempo. É também através de listas de tarefas que podemos priorizar atividades conforme sua hierarquia de importância e urgência, além de termos perfeita noção de quanto tempo temos à disposição.

Mais ainda, saber elaborar uma lista de tarefas é também uma forma de não ficar sobrecarregado no seu cotidiano. Isso porque quando não mantemos controle daquilo que é importante no dia a dia, acabamos procrastinando ou dedicando muito tempo e energia a tarefas sem importância. No final, acabamos como esse sujeito aí, fingindo que tudo está ok:

Está tudo bem. Tirinha. | Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

Após experimentar várias técnicas e segredos ao longo dos anos, e inclusive ler alguns manuais sobre o tema (como este e este), acho que tenho algumas dicas importantes sobre o assunto. Sei que este texto pode ser demorado, mas acredite: dedicar alguns minutos à sua leitura e aplicar esses macetes é algo que vai economizar muito de seu bem mais precioso: seu tempo de vida.

 

As três perguntas

Antes de começarmos uma lista de tarefas, precisamos fazer três perguntas a nós mesmos pelo menos uma vez por semana. Na verdade, as respostas servem como esboço para a elaboração de sua lista de tarefas semanal. Portanto, elas devem ser respondidas por escrito, mesmo que em rabiscos, e na seguinte ordem:

1ª – De quanto tempo disponho?

Essa questão é extremamente importante, pois nosso tempo, claro, é limitado. É fundamental que você tenha a exata noção de quantas horas têm disponíveis em seu dia e ao longo de sua semana para a realização de suas tarefas. Lembre-se, claro, de dedicar tempo para o descanso e o convívio com amigos e familiares.

2ª – Quais são minhas obrigações pessoais da semana?

Responder a essa pergunta permite não só que você mantenha controle de todas as suas obrigações da semana (pagar uma conta, fazer uma operação bancária, comparecer a um compromisso…), mas também evitar procrastinações desnecessárias.

3ª – Quais são minhas grandes metas de vida e que tarefas preciso fazer nesta semana e neste semestre para realizá-las?

Responder a essa pergunta semanalmente ajuda a nos lembrarmos da importância das grandes metas de nossas vidas – aquelas que conferem um propósito à nossa história pessoal. Mas responder a essa pergunta também permite que façamos uma revisão constante de nossos sonhos – afinal, as pessoas mudam e suas metas de vida também podem mudar. Por fim, a segunda parte dessa pergunta, quando respondida, dá mais concretude a esses grandes projetos, pois exige que determinemos passos concretos que nos aproximem, no momento presente, desses grandes sonhos.

Respondidas essas perguntas, ainda não é a hora de montarmos nossa lista de tarefas. Antes precisamos aprender a dar uma de esquartejadores de projetos.

 

Esquartejando projetos

Uma tarefa é algo que você precisa fazer uma só vez para considerar concluído, ainda que possa ser repetida no futuro. Por exemplo, ir ao supermercado. Já um projeto é algo que não pode ser feito de uma só vez. Um projeto é um conjunto de tarefas ordenadas sequencialmente e que conduzem a um objetivo final. Exemplos de projetos é aprender uma nova língua, criar um site ou passar em um concurso.

Um dos principais motivos de as pessoas não realizarem muitos de seus objetivos é a incapacidade de dividir um projeto em cada uma de suas tarefas componentes.

Por exemplo, se seu objetivo é escrever um livro, não basta colocar numa lista de tarefas “escrever meu livro”. Você precisa decompor esse projeto na sequência ordenada de atividades que vão resultar, ao fim, em um livro, e que podem ser algo como: “(1) fazer uma sinopse do que planejo escrever no livro; (2) listar as partes que o compõem; (3) escrever sua introdução; (4) escrever o primeiro capítulo; (5) escrever o segundo capítulo;” e assim subsequentemente. Se o projeto for aprender inglês, a lista de tarefas componentes pode ser algo como: (1) estabelecer quanto quer gastar com as aulas; (2) pesquisar os melhores cursos de inglês dentro do orçamento; e (3) matricular-se no curso.

Respondidas as três perguntas e esquartejados nossos projetos, está na hora de fazer o processo de eliminar, classificar e hierarquizar as tarefas.

 

Hierarquize, classifique e elimine tarefas

Quando você tiver feito o esboço de suas tarefas diárias, a partir da resposta àquelas três perguntas acima, é chegada a hora de fazer três coisas: eliminar, hierarquizar e classificar.

Eliminar é também uma forma de classificação. Você precisa analisar as tarefas que tem diante de si e perguntar a si mesmo se elas podem ser feitas exatamente agora, se são delegáveis ou simplesmente desnecessárias:

– Tarefas imediatas: há uma regra chamada “regra dos 2 minutos”, que diz que se algo leva apenas 2 minutos para ser feito, você deve fazer imediatamente. Ou seja, essa tarefa sequer vai parar em uma lista. Como diz o Shia Labeouf:

Do It - Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

– Tarefas delegáveis: você pode delegar essa tarefa para alguém? Há uma pessoa que pode lhe ajudar e fazer a tarefa em seu lugar, talvez por ter mais preparo ou experiência? Seja por essa pessoa gostar de você ou por também ter interesse na tarefa, cogite em delegá-la e sequer colocar em sua lista de tarefas.

– Tarefas desnecessárias: a tarefa não é importante para suas grandes metas de vida? Ela tampouco é urgente e precisa ser feita nesta semana para não dificultar seus projetos lá adiante? Bom, então essa tarefa simplesmente não precisa estar em lista alguma – exceto uma que você chame de “planos para o futuro” ou “coisas que um dia gostaria de fazer”.

Eliminadas as tarefas que são delegáveis, desnecessárias ou podem ser feitas imediatamente, estamos prontos para classificar e hierarquizar as tarefas, para poder colocá-las em nossas listaS de tarefas. Sim, falei listas no plural, pois o segredo de criar listas produtivas consiste em elaborar no mínimo QUATRO listas de tarefas semanais, que você diariamente, ou pelo menos semanalmente, irá atualizar.

 

As quatro listas da Matriz de Eisenhower/Urban

Tim Urban, em seu texto A Matriz do Procrastinador, propõe uma releitura interessante da famosa Matriz de Eisenhower, que divide nossas tarefas em quatro grupos:

– Tarefas importantes e urgentes;

– Tarefas não-importantes e urgentes;

– Tarefas importantes e não-urgentes;

– Tarefas não-importantes e não-urgentes.

O problema da Matriz de Eisenhower é que, se por um lado qualquer um de nós pode distinguir o que é “urgente” e “não-urgente”, é mais difícil estabelecer um critério adequado para distinguir o que é “importante” e “não-importante”. Afinal, tudo o que é urgente não é necessariamente importante?

A Matriz de Eisenhower | Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

A proposta de Tim Urban é que consideremos como “importantes” apenas aquelas tarefas que estão relacionadas às nossas grandes metas de vida. Essas tarefas são importantes no sentido mais exato dessa palavra: são as tarefas do nosso dia a dia que, aos poucos, nos conduzirão aos nossos grandes sonhos.

Se transpormos a Matriz sugerida por Tim Urban para nossas quatro listas, teremos o seguinte:

– Lista 1, Tarefas não-importantes e urgentes: são todas aquelas obrigações que precisamos realizar para levar a vida, mas que não estão relacionadas com os nossos sonhos e com os nossos propósitos de vida. Coisas como pagar o aluguel, pagar a conta de luz, abastecer o carro, ir no supermercado, etc.

– Lista 2, Tarefas importantes e urgentes: são todas aquelas tarefas que estão relacionadas com as grandes metas de vida e que precisamos realizar agora para que nossos sonhos não sejam apenas algo fantasioso, que jamais concretizaremos. É importante perceber que o conceito de urgência só vai fazer sentido se você já estiver realmente engajado e comprometido em tornar realidade os seus grandes projetos de vida.

– Lista 3, Tarefas importantes e não urgentes: são todas aquelas tarefas que estão relacionadas com os nossos sonhos, mas que não são urgentes, e podem ser feitas apenas se você conseguir fazer todas as tarefas da Lista 1 e Lista 2 e ainda sobrar tempo e disposição.

Mas e a quarta lista, a lista das tarefas “não-urgentes” e “não-importantes”. Bom, minha proposta é que você não elabore jamais esta lista de tarefas. Por que, afinal, dedicar-se a coisas que não são obrigações urgentes e ao mesmo tempo não tem nenhuma relação com nossos sonhos?

O que proponho é que você substitua essa quarta lista por uma lista de hábitos.

 

A quarta lista: a lista de hábitos.

Muitas das tarefas importantes para nosso desenvolvimento são, na verdade, hábitos que precisamos implementar. Coisas como ter uma alimentação saudável, fazer exercícios aeróbicos, ir na academia, manter a leitura atualizada, etc.

Sempre que mudamos nossa rotina para inserir nela alguma atividade que desejamos que seja um hábito, há uma resistência natural da nossa parte. Somos uma espécie muito preguiçosa.

Por isso, elaborar uma lista de hábitos que desejamos adotar é importante. Essa lista, na verdade, é mais produtiva se você inclusive estabelece os horários de cada tarefa que deseja que se torne um hábito.

Então tenha em mente a importância de ter essas quatro listas de tarefas:

1 – tarefas importantes e urgentes;

2 – urgentes e não-importantes;

3 – importantes e não urgentes; e a

4 – lista de hábitos diários.

 

Hierarquizando as tarefas

Feita a classificação das tarefas em suas quatro listas, é chegada a hora do passo final. Você precisa classificar cada uma de suas tarefas em cada lista conforme sua prioridade. É que, como já disse, nossa tendência ao elaborarmos listas é superestimar o nosso tempo disponível, além de não sermos capazes de prever os diversos contratempos que surgem no dia a dia e atrapalham a execução de nossas atividades. Por isso, ao hierarquizar suas tarefas você está dizendo a si mesmo quais delas devem ser executadas com prioridade, caso não haja tempo o suficiente no dia para realizar todas.

Mas há uma coisa ainda mais fundamental. De todas as tarefas em todas as listas que você tem, você precisa escolher desse conjunto todo apenas três, e etiquetá-las como TMI: Tarefas Mais Importantes do dia.

As Tarefas Mais Importantes são aquelas três tarefas absolutamente prioritárias em determinado dia. Você simplesmente não pode encerrar aquele dia sem cumprir as TMI, se deseja considerar que foi minimamente produtivo.

Observe que não se trata de escolher três tarefas de cada uma das listas que criar: são três tarefas de todo o conjunto de listas que você criou. Então é possível que alguma das listas não tenham tarefas do tipo TMI, ou que uma só das listas de tarefas contenha todos os TMI – isso simplesmente vai depender do tipo de prioridades que determinado dia estabelece para você.

Se você usa aplicativos de listas, é muito fácil fazer isso, pois a maioria permite aplicar em determinadas tarefas labels, tags, ou etiquetas que você mesmo cria. Mas etiquetar tarefas como TMI também é possível se você optar por escrever em uma agenda física, bloco de notas ou mesmo folha de papel.

Enfim, chegamos ao final de todas as etapas para construir listas realmente produtivas. Sei que elas podem parecer demoradas e sei que fazer semanalmente as três perguntas, esquartejar projetos, eliminar tarefas (por serem delegáveis, imediatas ou desnecessárias), classificá-las nas várias listas e etiquetar algumas tarefas como TMI pode parecer um processo demorado. Mas asseguro que se você fizer isso semanalmente (junto com uma revisão de cinco minutos ao fim do dia), logo muitas coisas já estarão automatizadas na sua cabeça e todo o processo será muito ágil.

Para terminar este texto, segue uma lista de várias dicas, orientações e macetes sobre a construção de listas.

 

Dicas e macetes

– Não seja “multitarefas”:

Faça uma coisa por vez e só termine quando a tiver concluído; ao contrário dos computadores, a mente humana não é capaz de executar simultaneamente mais de uma tarefa, sem perda de eficiência.

– Não superestime seu tempo:

Quando estamos diante de uma folha em branco ou de um aplicativo de listas ainda não preenchido, há uma sensação de onipotência. Parece que finalmente poderemos executar todas as coisas que sempre planejamos fazer. Mas como Tim Urban lembra em seu texto sobre o tempo diário de que dispomos, todos os dias temos apenas 100 blocos de 10 minutos para cumprir todas as nossas tarefas, inclusive dormir, comer, divertir-se e outras necessidades inadiáveis. O ideal, na minha opinião, é limitar cada uma das listas a 2 ou 3 itens diários. Seja prudente e ao mesmo tempo esperto: quanto mais de suas tarefas diárias você tiver concluído, mais motivado você vai se sentir; quanto mais tarefas deixar inconclusas, mais desmotivado ficará.

– Tente fazer as tarefas em lote:

Esse é um macete para otimizar seu tempo. Quando for realizar uma das tarefas de sua lista, aproveite e tente realizar tantas quanto puder, principalmente as que estejam relacionadas com a primeira que fez.

– Tente cumprir o máximo de tarefas no início do seu dia:

A sensação de ter cumprido várias de nossas metas diárias já no início de nosso dia tem um poder motivacional impressionante. Tente se programar para ter um espaço adicional em suas manhãs, antes de ir trabalhar ou estudar, para tentar realizar pelo menos as tarefas do tipo MIT já no começo de seu dia. Eis talvez uma das vantagens de ser um madrugador – acordar cedo é sempre uma garantia de produtividade.

– Faça uma revisão semanal:

De preferência aos domingos, revise todas as tarefas da semana passada, e depois planeje a semana que está por vir. Reserve pelo menos meia hora para isso tudo. Faça também uma revisão breve ao fim de todo o dia, de cinco minutos para manter o controle sobre suas atividades.

– Conheça o tempo de cada tarefa:

Quando for inserir uma tarefa em sua lista, estime mais ou menos quanto tempo ela vai levar e coloque essa informação entre parênteses após a descrição da tarefa. Isso ajuda a ter uma ideia de como alocar tempo para cada tarefa, e também evita que você coloque num mesmo dia várias tarefas que consomem muito tempo.

A equipe de Ano Zero utiliza o aplicativo Todoist para suas atividades semanais, tanto pessoais quanto àquelas relacionadas ao AZ.


APOIO TODOIST

todoist | Como fazer listas de tarefas produtivas e matadoras da procrastinação

A equipe do Ano Zero utiliza o gerenciador de tarefas Todoist para administrar suas listas de tarefas diárias e semanais, tanto pessoais quanto relacionadas à gestão do AZ. O Todoist permite acesso às tarefas em mais de 14 plataformas diferentes – inclusive no Chrome -, o que é mais do que qualquer outro gerenciador de listas de tarefas do mercado. Recentemente o Todoist foi selecionado como um dos apps do Editor’s Choice pelo Google Play, um dos melhores apps para Mac pela Apple e foi o segundo app de lista de tarefas a se integrar perfeitamente com o IFTTT, linkando sua lista de tarefas com centenas de outros apps.

escrito por:

Victor Lisboa

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